Een samenstellingsverklaring is in Nederland niet wettelijk verplicht, maar in de praktijk onmisbaar voor veel mkb-ondernemers. De verklaring geeft externe partijen zoals banken, investeerders en de Belastingdienst vertrouwen in de betrouwbaarheid van de jaarrekening. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de samenstellingsverklaring, zodat je precies weet waar je aan toe bent.
Wanneer is een samenstellingsverklaring wettelijk vereist?
Een samenstellingsverklaring is niet wettelijk verplicht. De wet stelt geen algemene eis dat een accountant een samenstellingsverklaring moet afgeven bij het opstellen van een jaarrekening. Toch is de verklaring in veel situaties praktisch gezien onvermijdelijk, omdat externe partijen er vrijwel altijd om vragen.
De verplichting om een jaarrekening te deponeren bestaat wel degelijk voor een groot deel van het Nederlandse bedrijfsleven. Besloten vennootschappen (bv’s), naamloze vennootschappen (nv’s), coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen zijn verplicht om elk boekjaar een jaarrekening in te dienen bij de Kamer van Koophandel. Voor verenigingen en stichtingen geldt deze plicht pas wanneer de jaaromzet minimaal 7,5 miljoen euro bedraagt in twee opeenvolgende boekjaren.
Hoewel de wet geen samenstellingsverklaring eist, vragen banken bij een kredietaanvraag, leasemaatschappijen en andere financiers in de praktijk bijna altijd om een jaarrekening voorzien van een samenstellingsverklaring van een registeraccountant (RA) of accountant-administratieconsulent (AA). Ook aandeelhouders, potentiële kopers bij een bedrijfsovername en soms de Belastingdienst hechten waarde aan deze verklaring. De marktpraktijk maakt de samenstellingsverklaring daarmee in veel gevallen feitelijk verplicht, ook al is er geen wettelijke grondslag.
Wat is het verschil tussen een samenstellings-, beoordelings- en controleverklaring?
De drie verklaringen verschillen in de mate van zekerheid die een accountant geeft over de juistheid van de jaarrekening. Een samenstellingsverklaring biedt de minste zekerheid, een controleverklaring de meeste. De keuze hangt af van de omvang van de onderneming en de eisen van externe partijen.
Hieronder staan de drie verklaringen op een rij:
- Samenstellingsverklaring: De accountant stelt de jaarrekening samen op basis van informatie die de ondernemer aanlevert. Er vindt geen inhoudelijke controle of toetsing plaats. De accountant geeft geen oordeel over de juistheid, maar verklaart wel dat de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsregels. Dit is de lichtste vorm van betrokkenheid.
- Beoordelingsverklaring: De accountant voert analytisch onderzoek uit en stelt gerichte vragen aan het management. Er is sprake van een beperkte mate van zekerheid. De accountant verklaart dat hem niets is gebleken dat de jaarrekening onjuist is, maar geeft geen volledige zekerheid.
- Controleverklaring: De accountant voert een volledige accountantscontrole uit, inclusief steekproeven en verificatie van onderliggende stukken. Dit levert een hoge mate van zekerheid op. Middelgrote en grote ondernemingen zijn wettelijk verplicht een controleverklaring te laten opstellen.
Voor de meeste kleine en micro-ondernemingen is de samenstellingsverklaring de meest passende en kostenefficiënte optie. Pas wanneer een onderneming groeit en in de categorie middelgroot valt, wordt een beoordelings- of controleverklaring noodzakelijk.
Wie mag een samenstellingsverklaring afgeven?
Een samenstellingsverklaring mag uitsluitend worden afgegeven door een registeraccountant (RA) of een accountant-administratieconsulent (AA) die is ingeschreven bij de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Een gewone boekhouder of administratiekantoor zonder NBA-lidmaatschap is niet bevoegd om een samenstellingsverklaring te tekenen.
Dit onderscheid is belangrijk voor ondernemers die hun administratie uitbesteden. Een administratiekantoor kan uitstekend werk leveren voor de dagelijkse boekhouding en het opstellen van de jaarrekening, maar voor de officiële samenstellingsverklaring is altijd een NBA-geregistreerde accountant nodig. Banken en andere financiers accepteren uitsluitend verklaringen van bevoegde accountants.
De accountant is bij het afgeven van een samenstellingsverklaring gebonden aan Standaard 4410, de professionele standaard die de NBA heeft vastgesteld voor samenstellingsopdrachten. Deze standaard schrijft voor hoe de accountant de opdracht uitvoert, welke informatie hij opvraagt en hoe de verklaring wordt geformuleerd. Zo is gewaarborgd dat de verklaring een uniforme betekenis heeft voor alle partijen die haar ontvangen.
Wat zijn de kosten van een samenstellingsverklaring?
De kosten van een samenstellingsverklaring variëren sterk en zijn afhankelijk van de omvang en complexiteit van de onderneming, het aantal transacties en de kwaliteit van de aangeleverde administratie. Een vaste prijs bestaat niet, maar voor kleine ondernemingen liggen de kosten doorgaans tussen enkele honderden en enkele duizenden euro’s per jaar.
De volgende factoren bepalen de uiteindelijke prijs:
- Omvang van de onderneming: Meer omzet, meer medewerkers en meer transacties betekenen meer werk voor de accountant en dus hogere kosten.
- Kwaliteit van de administratie: Een goed bijgehouden administratie vergt minder tijd van de accountant. Achterstanden of onvolledige dossiers drijven de kosten op.
- Complexiteit van de structuur: Een holdingstructuur met meerdere werkmaatschappijen vraagt meer werk dan een enkelvoudige bv.
- Aanvullende diensten: Als de accountant ook de jaarrekening samenstelt, de aangifte vennootschapsbelasting verzorgt of advies geeft, worden deze werkzaamheden apart in rekening gebracht.
Het loont om vooraf duidelijke afspraken te maken over de scope van de opdracht en de bijbehorende tarieven. Transparantie over wat wel en niet is inbegrepen voorkomt verrassingen achteraf.
Wat gebeurt er als je geen samenstellingsverklaring hebt?
Als je geen samenstellingsverklaring hebt, loop je geen directe wettelijke sanctie op, omdat de verklaring niet wettelijk verplicht is. Wel kan het ontbreken van de verklaring in de praktijk grote gevolgen hebben voor je financieringsmogelijkheden en de geloofwaardigheid van je financiële rapportage.
De meest voorkomende praktische gevolgen zijn:
- Geweigerde kredietaanvraag: Banken en financiers accepteren vrijwel nooit een jaarrekening zonder samenstellingsverklaring als onderbouwing van een financieringsaanvraag.
- Problemen bij bedrijfsoverdracht: Bij een overname of fusie willen kopers zekerheid over de financiële positie van de onderneming. Zonder verklaring is die zekerheid er niet, wat de onderhandelingspositie verzwakt.
- Verminderd vertrouwen van aandeelhouders: Aandeelhouders die niet direct bij de bedrijfsvoering betrokken zijn, kunnen minder vertrouwen hebben in een jaarrekening die niet door een onafhankelijke accountant is beoordeeld.
- Risico op discussies met de Belastingdienst: Een jaarrekening zonder accountantsverklaring kan bij een boekenonderzoek meer vragen oproepen, al is dit geen automatisch gevolg.
Kortom: hoewel de wet geen samenstellingsverklaring eist, maakt de praktijk haar in veel situaties onmisbaar. Wie serieus zaken wil doen, doet er verstandig aan de jaarrekening te laten voorzien van een verklaring door een bevoegde accountant. Wil je weten of jouw onderneming verplicht is een jaarrekening te deponeren? Bekijk dan de informatie op de website van de KvK.
Hoe vhm | ABC helpt met de samenstellingsverklaring
vhm | ABC ontzorgt mkb-ondernemers volledig op het gebied van de jaarrekening en de samenstellingsverklaring. De accountants van vhm | ABC zorgen niet alleen voor een correcte, tijdige verklaring, maar denken actief mee over wat de cijfers betekenen voor jouw bedrijf. Dat is het verschil tussen een administratieve dienst en een betrokken adviseur.
Wat vhm | ABC voor je regelt:
- Het samenstellen van de jaarrekening op basis van jouw administratie
- Het afgeven van de samenstellingsverklaring door een NBA-geregistreerde accountant
- Het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel
- Proactief advies over fiscale kansen en aandachtspunten die uit de cijfers naar voren komen
- Begeleiding bij financieringsaanvragen waarbij de jaarrekening als onderbouwing dient
Met vestigingen in Epe, Veenendaal, Genemuiden en Almelo is vhm | ABC altijd dichtbij. Persoonlijk contact, korte lijnen en maatwerk staan centraal. Wil je weten wat vhm | ABC voor jouw onderneming kan betekenen? Bekijk het volledige accountancy-aanbod of neem direct contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het voordat een accountant een samenstellingsverklaring afgeeft?
De doorlooptijd hangt sterk af van hoe volledig en overzichtelijk je administratie is aangeleverd. Bij een goed bijgehouden boekhouding kan een accountant de jaarrekening doorgaans binnen één tot drie weken samenstellen en de verklaring afgeven. Lever je administratie tijdig en volledig aan om onnodige vertraging te voorkomen, zeker als je de verklaring nodig hebt voor een financieringsaanvraag met een deadline.
Kan ik zelf de jaarrekening opstellen en alleen de samenstellingsverklaring laten tekenen?
In principe is het mogelijk dat een accountant een verklaring afgeeft bij een jaarrekening die jij of je boekhouder heeft opgesteld, maar in de praktijk zal de accountant de stukken grondig doorlopen en waar nodig aanpassen om te voldoen aan Standaard 4410. De accountant is namelijk verantwoordelijk voor de inhoud van de verklaring en kan alleen tekenen als hij overtuigd is dat de jaarrekening correct is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsregels. Bespreek dit vooraf met je accountant om misverstanden over de taakverdeling en kosten te voorkomen.
Wat moet ik aanleveren aan mijn accountant om het proces zo soepel mogelijk te laten verlopen?
Zorg voor een complete en bijgewerkte administratie, inclusief bankafschriften, inkoopfacturen, verkoopfacturen, loonadministratie en een actuele debiteuren- en crediteurenlijst. Hoe beter je administratie op orde is, hoe minder tijd de accountant nodig heeft en hoe lager de kosten uitvallen. Veel accountants werken met een checklist die specifiek aangeeft welke documenten zij nodig hebben voor het samenstellen van de jaarrekening.
Geldt een samenstellingsverklaring ook voor een eenmanszaak of zzp'er?
Een eenmanszaak of zzp’er is wettelijk niet verplicht een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel en heeft daarmee in de meeste gevallen geen samenstellingsverklaring nodig. Toch kan het zinvol zijn om er toch een te laten opstellen, bijvoorbeeld bij een hypotheekaanvraag, zakelijk krediet of een offerte voor een grote opdracht waarbij een opdrachtgever financiële zekerheid vraagt. Bespreek met je accountant of de meerwaarde in jouw situatie opweegt tegen de kosten.
Hoe vaak moet ik een samenstellingsverklaring laten opstellen?
Een samenstellingsverklaring wordt per boekjaar afgegeven en is dus in principe een jaarlijkse aangelegenheid. Elke nieuwe jaarrekening vereist een nieuwe verklaring, omdat de financiële situatie van een onderneming van jaar tot jaar kan veranderen. Banken en andere financiers vragen doorgaans om de jaarrekeningen van de afgelopen twee tot drie boekjaren, dus het is verstandig om dit elk jaar consequent te laten verzorgen.
Wat als mijn accountant fouten ontdekt tijdens het samenstellen van de jaarrekening?
Als de accountant onjuistheden of onvolledigheden constateert in de aangeleverde informatie, zal hij je hierop wijzen en vragen om correcties of aanvullende onderbouwing. De accountant mag de verklaring pas afgeven als de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de financiële situatie van je onderneming. In het geval van ernstige twijfels over de volledigheid of betrouwbaarheid van de informatie kan de accountant de opdracht teruggeven, wat een extra reden is om een transparante en volledige administratie bij te houden.
Is een samenstellingsverklaring voldoende als ik mijn bedrijf wil verkopen?
Bij een bedrijfsovername volstaat een samenstellingsverklaring in veel gevallen als basisonderbouwing van de financiële positie, maar potentiële kopers of hun adviseurs kunnen aanvullende zekerheid wensen in de vorm van een beoordelings- of zelfs controleverklaring. Hoe groter de transactie, hoe meer due diligence de kopende partij doorgaans uitvoert. Laat je tijdig adviseren door je accountant over welk type verklaring het beste aansluit bij de omvang en complexiteit van de beoogde overname.
Gerelateerde artikelen
- Geeft de balans aan hoeveel geld het bedrijf verschuldigd is?
- Heb je als eenmanszaak een balans?
- Kan ik de deponering van mijn jaarrekening verlengen?
- Wat verdien je als accountant?
- Welke administratie moet ik bijhouden als zzp'er?
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.