Kan ik de administratie van mijn BV zelf doen?

Team VHM | ABC · 31 jul 2026

Ja, je mag de administratie van je BV zelf doen, de wet verplicht je niet om een accountant in te schakelen voor de dagelijkse boekhouding. Wel gelden er strikte wettelijke verplichtingen waaraan je als bestuurder van een BV moet voldoen, en die zijn een stuk uitgebreider dan bij een eenmanszaak. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over de bedrijfsadministratie van een BV: van wat de wet van je vraagt tot wanneer uitbesteden verstandiger is.

Wat zijn de wettelijke administratieplichten van een BV?

Een BV is wettelijk verplicht een volledige administratie bij te houden die inzicht geeft in de financiële positie van de onderneming. Op grond van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek moet je als bestuurder zorgen voor een deugdelijke bedrijfsadministratie, inclusief jaarrekening, die je ten minste zeven jaar bewaart. Te laat deponeren is strafbaar en kan leiden tot een boete van de Belastingdienst.

De kernverplichtingen voor een BV zijn:

Financiële administratie bijhouden — een volledige vastlegging van alle inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden
Jaarrekening opmaken — binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar
Jaarrekening vaststellen — door de aandeelhoudersvergadering, uiterlijk twee maanden na het opmaken
Deponeren bij de KVK — uiterlijk acht dagen na vaststelling, en in elk geval binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar
Aangifte vennootschapsbelasting — jaarlijks bij de Belastingdienst
Aangifte btw — maandelijks, per kwartaal of per jaar afhankelijk van de omzet
Loonadministratie — als je personeel in dienst hebt

Let op een bijzondere uitzondering: als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, geldt de jaarrekening als vastgesteld op het moment dat alle bestuurders en commissarissen hebben ondertekend. In dat geval tellen de twee maanden voor vaststelling niet mee, en is de uiterste deponeerdatum bij een kalenderjaar 8 november.

Welke onderdelen van de BV-administratie kun je zelf uitvoeren?

Als BV-eigenaar kun je een groot deel van de dagelijkse bedrijfsadministratie prima zelf uitvoeren, mits je beschikt over basiskennis van boekhouden en de juiste software gebruikt. Denk aan het verwerken van facturen, het bijhouden van de bankafschriften en het indienen van de btw-aangifte. De meer complexe onderdelen, zoals het opmaken van de jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting, vereisen echter specifieke vakkennis.

Onderdelen die de meeste BV-eigenaren zelf kunnen doen:

Inkoopfacturen en verkoopfacturen verwerken
Bankafschriften inboeken en reconciliëren
btw-aangifte indienen (op basis van correct geboekte gegevens)
Debiteuren- en crediteurenbeheer bijhouden
Kasadministratie voeren

Onderdelen waarvoor je doorgaans een professional nodig hebt:

Opmaken en deponeren van de jaarrekening
Aangifte vennootschapsbelasting
Berekening van de gebruikelijkloonregeling voor DGA’s
Fiscale optimalisatie en advies bij investeringen
Loonadministratie (bij personeel in dienst)

Welke boekhoudpakketten zijn geschikt voor een BV-eigenaar?

Voor de dagelijkse bedrijfsadministratie van een BV zijn meerdere Nederlandse boekhoudpakketten beschikbaar die speciaal zijn ontworpen voor ondernemers zonder accountantsachtergrond. De bekendste opties zijn Exact Online, Snelstart, Twinfield en Moneybird. Elk pakket heeft eigen sterktes afhankelijk van de omvang en complexiteit van je BV.

Bij de keuze van een boekhoudpakket let je op:

Koppelingsmogelijkheden — kan het pakket verbinding maken met je bank, webshop of tijdregistratiesysteem? Automatische koppelingen minimaliseren het risico op administratieve fouten doordat gegevens direct in de financiële administratie terechtkomen.
btw-functionaliteit — ondersteunt het pakket de juiste btw-codes voor jouw situatie, inclusief intracommunautaire transacties als je internationaal zaken doet?
Samenwerking met je accountant — werkt je accountant met hetzelfde pakket, of is er een eenvoudige exportmogelijkheid? Dit bespaart tijd en kosten bij het afronden van de jaarrekening.
Schaalbaarheid — groeit het pakket mee als je personeel aanneemt of de omzet stijgt?
Gebruiksgemak — een intuïtieve interface voorkomt fouten en bespaart tijd.

Een goed boekhoudpakket vormt de basis van een gezonde bedrijfsadministratie, maar vervangt het advies van een accountant niet. Het is een hulpmiddel, geen garantie voor fiscale correctheid.

Wanneer is zelf boekhouden niet meer verstandig?

Zelf boekhouden is niet meer verstandig zodra de fiscale complexiteit, de tijdsinvestering of het risico op fouten groter wordt dan de kostenbesparing. Voor veel BV-eigenaren is dat moment eerder bereikt dan verwacht, omdat een BV nu eenmaal meer verplichtingen kent dan een eenmanszaak en fouten direct financiële of juridische gevolgen kunnen hebben.

Signalen dat het tijd is om de administratie (deels) uit te besteden:

Je besteedt meer dan twee uur per week aan de administratie ten koste van je corebusiness
Je hebt personeel in dienst en moet loonadministratie voeren
Je BV doet internationaal zaken en krijgt te maken met buitenlandse btw-regels
Je overweegt een investering, overname of wijziging van de ondernemingsvorm
Je ontvangt een naheffing of boete van de Belastingdienst
Je hebt onvoldoende actueel inzicht in je winst, kosten en cashflow om strategische beslissingen te nemen
De gebruikelijkloonregeling voor jou als DGA is onduidelijk of niet correct toegepast

Gebrek aan financieel inzicht is een van de meest voorkomende pijnpunten bij mkb-ondernemers. Een actuele, professioneel bijgehouden bedrijfsadministratie geeft je de cijfers die je nodig hebt om gefundeerde keuzes te maken over investeringen, groei en winstoptimalisatie.

Wat kost het uitbesteden van de BV-administratie?

De kosten van het uitbesteden van de BV-administratie variëren sterk afhankelijk van de omvang van je onderneming, het aantal transacties, de aanwezigheid van personeel en de gewenste dienstverlening. Een indicatie: voor een kleine BV zonder personeel liggen de kosten voor volledige uitbesteding doorgaans tussen de enkele honderden en enkele duizenden euro’s per jaar.

De prijs wordt bepaald door een combinatie van factoren:

Omvang van de administratie — het aantal facturen, bankregels en transacties per maand
Loonadministratie — accountantskantoren werken vaak met een vast tarief per werknemer per jaar
Jaarrekening en aangifte — de complexiteit van de fiscale situatie en het samenstellen van de jaarrekening
Adviesintensiteit — wil je alleen compliance of ook proactief advies over winst, belasting en structuur?

Vergelijk aanbiedingen altijd op basis van wat er precies in het tarief is inbegrepen. Een goedkoop pakket zonder adviescomponent kan op termijn duurder uitvallen als je fiscale kansen mist of fouten worden gemist.

Hoe kies je de juiste accountant voor je BV?

De juiste accountant voor je BV is iemand die niet alleen de cijfers bijhoudt, maar ook proactief meedenkt over jouw onderneming. Kijk verder dan het tarief: continuïteit in het aanspreekpunt, lokale kennis van de ondernemerscultuur en brede dienstverlening zijn doorslaggevende factoren voor een langdurige samenwerking.

Let bij de keuze op de volgende criteria:

Specialisatie in mkb en BV’s — een kantoor dat dagelijks werkt met ondernemers in jouw sector begrijpt jouw specifieke situatie
Breedte van de dienstverlening — kan het kantoor ook helpen bij loonadministratie, fiscaal advies, financieringen of een eventuele overname?
Vaste contactpersoon — korte lijnen en een herkenbaar aanspreekpunt voorkomen dat je elke keer opnieuw moet uitleggen wie je bent en wat je doet
Proactieve houding — een goede accountant signaleert kansen en risico’s voordat jij ernaar hoeft te vragen
Digitale werkwijze — werkt het kantoor met moderne boekhoudpakketten en koppelingen die jouw bedrijfsadministratie efficiënter maken?
Transparantie over kosten — heldere tarieven zonder verborgen kosten geven rust

Een accountant is geen kostenpost, maar een investering. De juiste partner helpt je om belasting te besparen, je winst te verbeteren en strategische keuzes te onderbouwen met betrouwbare cijfers. Vraag altijd een kennismakingsgesprek aan voordat je een keuze maakt.

Hoe vhm | ABC helpt met de administratie van jouw BV

vhm | ABC ontzorgt mkb-ondernemers en DGA’s volledig op het gebied van bedrijfsadministratie en fiscale verplichtingen. Of je nu de dagelijkse boekhouding wilt uitbesteden, de jaarrekening wilt laten samenstellen of behoefte hebt aan proactief advies over groei en winstoptimalisatie: de accountants van vhm | ABC denken met je mee als betrokken partner.

Wat vhm | ABC voor jouw BV kan betekenen:

Volledige uitbesteding van de financiële administratie, inclusief btw-aangifte
Samenstellen en deponeren van de jaarrekening bij de KVK
Aangifte vennootschapsbelasting en optimalisatie van de gebruikelijkloonregeling
Loonadministratie via moderne salarisapplicaties met automatische koppelingen
Proactief advies over winst, belastingdruk, investeringen en bedrijfsstructuur
Begeleiding bij fusies, overnames, financieringen en bedrijfswaarderingen
Internationale expertise via het IECnet-netwerk voor BV’s met grensoverschrijdende activiteiten

Met vestigingen in Epe, Veenendaal, Genemuiden en Almelo is vhm | ABC altijd snel in de buurt. Wil je weten wat vhm | ABC voor jouw BV kan doen? Bekijk het accountancy-aanbod of neem direct contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Veelgestelde vragen

Moet ik als DGA een salaris uitkeren vanuit mijn BV, en hoe hoog moet dat zijn?

Ja, als directeur-grootaandeelhouder (DGA) ben je wettelijk verplicht jezelf een ‘gebruikelijk loon’ uit te keren. De Belastingdienst stelt dat dit minimaal €56.000 per jaar bedraagt (2024), tenzij je kunt aantonen dat een lager salaris gebruikelijk is in jouw functie en branche. Het correct toepassen van de gebruikelijkloonregeling is een van de meest complexe onderdelen van de BV-administratie en een veelgemaakte fout bij zelfstandig boekhoudende DGA’s — een accountant kan helpen om dit fiscaal optimaal in te richten.

Wat gebeurt er als ik de jaarrekening te laat deponeer bij de KVK?

Te laat deponeren van de jaarrekening heeft serieuze gevolgen: de Belastingdienst kan een boete opleggen en in geval van faillissement wordt te late deponering gezien als een bewijs van onbehoorlijk bestuur, waardoor je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk kunt worden gesteld voor de schulden van de BV. De uiterste termijn is twaalf maanden na afloop van het boekjaar, maar bij een kalenderjaar geldt in de meeste gevallen 8 november als praktische deadline. Zorg dus dat je tijdig begint met het opmaken van de jaarrekening — het proces kost meer tijd dan de meeste ondernemers verwachten.

Kan ik beginnen met zelf boekhouden en de administratie later alsnog uitbesteden?

Dat kan zeker, maar houd er rekening mee dat het overdragen van een bestaande administratie aan een accountant tijd en kosten met zich meebrengt, zeker als er correcties nodig zijn. Begin je zelf, zorg dan van meet af aan voor een gestructureerde en volledige vastlegging in een kwalitatief boekhoudpakket — dit maakt een eventuele overdracht een stuk soepeler. Bespreek bij de start al met een accountant welke structuur en welk pakket het beste aansluit op jouw situatie, zodat je later naadloos kunt opschalen.

Hoe ga ik om met privé-uitgaven die ik per ongeluk via de zakelijke rekening heb betaald?

Privé-uitgaven via de zakelijke rekening worden in de boekhouding geboekt als een onttrekking aan de BV, ook wel een ‘rekening-courant schuld aan de BV’ genoemd. Je bent als DGA rente verschuldigd over dit bedrag, en een oplopende rekening-courantschuld kan fiscale en juridische risico’s met zich meebrengen. Beperk privé-gebruik van de zakelijke rekening zoveel mogelijk en zorg dat je accountant de rekening-courantverhouding jaarlijks controleert en correct verwerkt in de jaarrekening.

Wat is het verschil tussen een samenstellingsverklaring en een controleverklaring, en welke heb ik nodig?

Een samenstellingsverklaring geeft aan dat een accountant de jaarrekening heeft opgesteld op basis van door jou aangeleverde informatie, zonder deze inhoudelijk te controleren op juistheid — dit is wat de meeste kleine BV’s nodig hebben. Een controleverklaring (accountantscontrole) is een diepgaandere en duurdere procedure waarbij de accountant de cijfers actief verifieert, en is wettelijk verplicht voor middelgrote en grote BV’s die aan twee van drie drempelwaarden voldoen: meer dan 50 werknemers, een balanstotaal boven €6 miljoen of een netto-omzet boven €12 miljoen. De meeste mkb-BV’s volstaan met een samenstellingsverklaring.

Hoe bewaar ik mijn administratie correct en hoe lang moet ik dat doen?

Je bent wettelijk verplicht je volledige administratie zeven jaar te bewaren, en voor onroerende zaken geldt zelfs een bewaartermijn van tien jaar. Dit geldt zowel voor fysieke als digitale documenten, zolang ze leesbaar en reproduceerbaar zijn. Sla digitale bestanden op in een betrouwbaar, gestructureerd systeem — bij voorkeur in de cloud via je boekhoudpakket — en zorg voor een back-up, want verlies van administratie bij een controle door de Belastingdienst kan leiden tot een omkering van de bewijslast.

Wat zijn de meest voorkomende fouten die BV-eigenaren maken in hun eigen administratie?

De meest voorkomende fouten zijn: het niet of onjuist toepassen van de gebruikelijkloonregeling, het vermengen van privé- en zakelijke uitgaven, het te laat indienen van de btw-aangifte of jaarrekening, en het incorrect verwerken van btw bij internationale transacties. Ook wordt de rekening-courantschuld aan de BV regelmatig niet bijgehouden, wat bij een belastingcontrole tot naheffingen kan leiden. Een jaarlijkse tussentijdse check door een accountant — ook als je de dagelijkse administratie zelf voert — helpt om dit soort fouten vroegtijdig te ondervangen.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.