Het maximale uitstel voor het deponeren van de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KVK) bedraagt in de meeste gevallen vijf maanden na het verstrijken van de wettelijke termijn. Voor een besloten vennootschap met een boekjaar dat gelijk loopt aan het kalenderjaar betekent dit dat de jaarrekening uiterlijk op 31 januari van het jaar volgend op het boekjaar gedeponeerd moet zijn. Hieronder lees je alles over termijnen, gevolgen, uitzonderingen en het aanvragen van uitstel.
Hoe lang mag je de jaarrekening maximaal uitstellen?
De maximale termijn voor het deponeren van de jaarrekening bij de KVK is voor de meeste rechtspersonen dertien maanden na het einde van het boekjaar. Bij een boekjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december 2025 moet de jaarrekening uiterlijk op 31 januari 2026 zijn gedeponeerd. De wettelijke deponeringstermijn is acht maanden, maar het bestuur krijgt automatisch vijf maanden extra als de aandeelhoudersvergadering de termijn voor het opmaken van de jaarrekening heeft verlengd.
De opbouw van die dertien maanden ziet er als volgt uit:
- Het bestuur heeft maximaal vijf maanden na afloop van het boekjaar om de jaarrekening op te maken. Dit kan met vijf maanden worden verlengd door een besluit van de aandeelhoudersvergadering, waardoor de opsteltermijn uitkomt op tien maanden.
- Na het opmaken van de jaarrekening heeft het bestuur twee maanden om de jaarrekening te deponeren bij de KVK.
- Wanneer de maximale opsteltermijn van tien maanden wordt benut plus twee maanden deponeringstermijn, kom je uit op twaalf maanden. Inclusief de maand die soms overblijft door de exacte datumberekening, wordt dertien maanden als praktische maximumtermijn gehanteerd.
Houd er rekening mee dat dit de wettelijke maximumtermijn is. Sneller deponeren is altijd beter: het geeft financiers, zakenpartners en andere stakeholders tijdig inzicht in de financiële positie van je onderneming.
Wat zijn de gevolgen van te laat deponeren?
Te laat de jaarrekening deponeren bij de KVK heeft serieuze juridische en financiële gevolgen. De wet koppelt een te late deponering aan het vermoeden van onbehoorlijk bestuur. Dit betekent dat bij een faillissement de bestuurders van de onderneming persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld voor de schulden van de vennootschap, tenzij zij kunnen aantonen dat de late deponering geen oorzaak is van het faillissement.
De voornaamste gevolgen op een rij:
- Persoonlijke aansprakelijkheid bij faillissement: Het niet tijdig deponeren geldt als bewijs van onbehoorlijk bestuur. De bewijslast verschuift naar de bestuurder, die moet aantonen dat de te late deponering niet heeft bijgedragen aan het faillissement.
- Boetes van de KVK: De KVK kan een economisch delictsanctie opleggen voor het niet of te laat deponeren van de jaarrekening.
- Reputatieschade: Jaarrekeningen zijn openbaar. Ontbrekende of verlate jaarrekeningen zijn zichtbaar voor kredietverstrekkers, leveranciers en klanten, wat het vertrouwen in jouw onderneming kan schaden.
- Problemen bij financieringsaanvragen: Banken en andere financiers verlangen actuele, gedeponeerde jaarrekeningen. Een achterstand maakt het aanvragen van krediet aanzienlijk lastiger.
Kortom: de gevolgen van te laat deponeren reiken verder dan een administratieve tekortkoming. Zorg dat de jaarrekening tijdig wordt opgemaakt en gedeponeerd.
Geldt er een andere termijn voor kleine, middelgrote en grote ondernemingen?
Ja, de deponeringstermijn verschilt per omvang van de onderneming. De wet maakt onderscheid tussen micro-, kleine, middelgrote en grote rechtspersonen. Dit onderscheid is gebaseerd op criteria zoals balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. De termijnen voor het opmaken van de jaarrekening zijn voor alle categorieën gelijk, maar de publicatieplicht en de mate van detail in de te deponeren stukken verschillen wel.
Kleine en micro-ondernemingen
Kleine en micro-ondernemingen mogen een verkorte balans deponeren en hoeven minder informatie openbaar te maken. De jaarrekening moet ook voor hen uiterlijk dertien maanden na het einde van het boekjaar zijn gedeponeerd bij de KVK. Veel mkb-bedrijven vallen in deze categorie en profiteren van de vereenvoudigde publicatieregels.
Middelgrote en grote ondernemingen
Middelgrote en grote ondernemingen zijn verplicht een uitgebreidere jaarrekening te deponeren, inclusief een volledige toelichting en in veel gevallen een accountantsverklaring. De deponeringstermijn is ook voor hen dertien maanden, maar de voorbereiding vraagt meer tijd door de omvang en complexiteit van de verslaggeving. Voor grote ondernemingen is een controle van de jaarrekening door een registeraccountant wettelijk verplicht.
Hoe vraag je uitstel aan voor het deponeren van de jaarrekening?
Voor het deponeren van de jaarrekening bij de KVK bestaat er geen formele uitstelprocedure waarbij je een verzoek indient. Het uitstel is ingebouwd in de wettelijke termijnen: de aandeelhoudersvergadering kan besluiten de opsteltermijn voor het bestuur te verlengen met vijf maanden. Dit besluit hoef je niet aan te melden bij de KVK, maar het moet wel intern worden vastgelegd in de notulen van de vergadering.
Wil je in aanmerking komen voor een ontheffing van de verplichting om de jaarrekening op te maken, dan gelden strengere regels. Een ontheffing kan alleen worden verleend door de minister als er sprake is van een zogeheten gewichtige reden. In de praktijk betekent dit dat het in technische zin onmogelijk is voor het bestuur om de jaarrekening op te stellen. Voorbeelden van gewichtige redenen zijn:
- Brand of diefstal waardoor de onderliggende stukken feitelijk zijn verdwenen
- Inbeslagname van relevante administratie door de FIOD of justitie
- Waarderingsonzekerheden van een zodanige omvang dat het opstellen van een zinvolle jaarrekening onmogelijk is
Belangrijk om te weten: een ingetreden faillissement is geen geldige reden voor een ontheffing voor de boekjaren voorafgaand aan het faillissement. Juist dan is inzicht in de financiële situatie van de rechtspersoon noodzakelijk. Ook het ontbreken van een accountantsverklaring geldt niet als grond voor ontheffing.
Wat is het verschil tussen de opsteltermijn en de deponeringstermijn?
De opsteltermijn en de deponeringstermijn zijn twee afzonderlijke wettelijke termijnen die samen bepalen wanneer de jaarrekening uiterlijk bij de KVK moet zijn ingediend. De opsteltermijn is de periode waarbinnen het bestuur de jaarrekening moet opmaken en aan de aandeelhouders moet voorleggen. De deponeringstermijn is de periode waarbinnen de vastgestelde jaarrekening bij de KVK moet worden gedeponeerd.
Het onderscheid werkt als volgt:
- Opsteltermijn: Het bestuur heeft standaard vijf maanden na afloop van het boekjaar om de jaarrekening op te maken. De aandeelhoudersvergadering kan dit verlengen met maximaal vijf maanden, waardoor de maximale opsteltermijn tien maanden bedraagt.
- Deponeringstermijn: Na het vaststellen van de jaarrekening door de aandeelhouders heeft het bestuur acht dagen de tijd om de jaarrekening te deponeren. Als de jaarrekening nog niet is vastgesteld maar de deponeringstermijn dreigt te verstrijken, moet de nog niet-vastgestelde jaarrekening worden gedeponeerd. De totale deponeringstermijn bedraagt maximaal twee maanden na het verstrijken van de opsteltermijn.
Een praktisch voorbeeld: bij een boekjaar van 1 januari tot en met 31 december 2025 moet de jaarrekening bij een verlengde opsteltermijn uiterlijk op 31 oktober 2025 zijn opgemaakt. De deponeringstermijn loopt dan tot uiterlijk 31 december 2025, maar als je de maximale termijnen optelt, kom je in de praktijk uit op 31 januari 2026. Zorg er altijd voor dat het juiste KVK-nummer wordt gebruikt bij het deponeren: een fout KVK-nummer kan ertoe leiden dat de jaarrekening onder het verkeerde bedrijf wordt geregistreerd of dat de deponering onvindbaar is.
Hoe vhm | ABC helpt met het deponeren van de jaarrekening
Het tijdig en correct deponeren van de jaarrekening bij de KVK vraagt om overzicht, nauwkeurigheid en kennis van de geldende termijnen. Voor veel mkb-ondernemers is dat een tijdrovende en complexe klus naast de dagelijkse bedrijfsvoering. vhm | ABC neemt die zorg volledig uit handen.
Wat vhm | ABC voor jou doet:
- Samenstellen en controleren van de jaarrekening, afgestemd op de omvang en rechtsvorm van jouw onderneming
- Bewaken van alle wettelijke termijnen voor opstellen en deponeren, zodat je nooit te laat bent
- Verzorgen van de digitale aanlevering via Digipoort, inclusief controle op het juiste KVK-nummer en foutloze verwerking
- Adviseren over de mogelijkheden om de opsteltermijn te verlengen en de stappen die daarvoor intern nodig zijn
- Proactief signaleren van fiscale kansen en aandachtspunten die uit de jaarrekening naar voren komen
Met vestigingen in Epe, Veenendaal, Genemuiden en Almelo is vhm | ABC altijd dichtbij, zowel fysiek als digitaal. Wil je zeker weten dat jouw jaarrekening op tijd en foutloos wordt gedeponeerd? Neem contact op met een van onze accountants voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als ik de jaarrekening al heb gedeponeerd maar later een fout ontdek?
Als je na het deponeren een materiële fout ontdekt in de jaarrekening, kun je een gecorrigeerde jaarrekening opnieuw deponeren bij de KVK. De nieuwe versie vervangt dan de eerder gedeponeerde jaarrekening. Het is verstandig om dit zo snel mogelijk te doen en de correctie intern te documenteren, zodat duidelijk is waarom een herziene versie is ingediend. Een accountant kan je helpen beoordelen of een correctie noodzakelijk is en hoe dit correct wordt verwerkt.
Moet ik als eenmanszaak of VOF ook een jaarrekening deponeren bij de KVK?
Nee, de deponeringsplicht geldt niet voor eenmanszaken en vennootschappen onder firma (VOF). De verplichting om een jaarrekening te deponeren bij de KVK geldt uitsluitend voor rechtspersonen, zoals besloten vennootschappen (BV’s), naamloze vennootschappen (NV’s), stichtingen en verenigingen met een onderneming. Eenmanszaken en VOF’s zijn wel verplicht een deugdelijke administratie bij te houden, maar hoeven deze niet openbaar te maken via de KVK.
Hoe weet ik of mijn onderneming wordt aangemerkt als micro, klein, middelgroot of groot?
De indeling is gebaseerd op drie criteria: balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers. Een onderneming is ‘klein’ als zij op twee van de drie criteria onder de drempelwaarden blijft: een balanstotaal van maximaal € 6 miljoen, een netto-omzet van maximaal € 12 miljoen en gemiddeld maximaal 50 werknemers. Micro-ondernemingen vallen onder nog lagere drempelwaarden. Je accountant kan op basis van jouw cijfers exact bepalen in welke categorie jouw onderneming valt en welke publicatieregels daarop van toepassing zijn.
Kan de Belastingdienst de jaarrekening gebruiken die ik bij de KVK heb gedeponeerd?
Ja, de Belastingdienst heeft toegang tot de openbare jaarrekeningen die bij de KVK zijn gedeponeerd en kan deze gebruiken als referentie bij belastingcontroles of boekenonderzoeken. Het is daarom belangrijk dat de gedeponeerde jaarrekening consistent is met de ingediende aangifte vennootschapsbelasting. Eventuele verschillen tussen beide moeten goed verklaarbaar en gedocumenteerd zijn, omdat afwijkingen vragen kunnen oproepen bij de fiscus.
Wat is het verschil tussen het vaststellen en het opmaken van de jaarrekening, en waarom maakt dat uit voor de deponering?
Het opmaken van de jaarrekening is een taak van het bestuur: zij stellen de financiële stukken op en leggen deze voor aan de aandeelhouders. Het vaststellen gebeurt daarna door de aandeelhoudersvergadering, die de jaarrekening formeel goedkeurt. Dit onderscheid is relevant voor de deponering: na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen worden gedeponeerd. Als de vaststelling uitblijft maar de deponeringstermijn nadert, moet de nog niet-vastgestelde jaarrekening alsnog worden gedeponeerd om te voldoen aan de wettelijke verplichting.
Welke stappen moet ik intern zetten om de opsteltermijn te verlengen met vijf maanden?
Om de opsteltermijn te verlengen, moet de aandeelhoudersvergadering hiertoe een formeel besluit nemen vóór het verstrijken van de oorspronkelijke vijfmaandstermijn. Dit besluit moet worden vastgelegd in de notulen van de vergadering. Er is geen melding of aanvraag bij de KVK of een andere instantie vereist. Zorg er wel voor dat het besluit tijdig wordt genomen en correct wordt gearchiveerd, zodat je bij een eventuele controle kunt aantonen dat de verlenging rechtsgeldig tot stand is gekomen.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het deponeren van de jaarrekening en hoe voorkom ik ze?
De meest voorkomende fouten zijn: het gebruiken van een onjuist KVK-nummer (waardoor de jaarrekening onder het verkeerde bedrijf wordt geregistreerd), het deponeren van een niet-ondertekende of onvolledige jaarrekening, het missen van de wettelijke termijnen door onduidelijkheid over de opstel- en deponeringstermijnen, en het aanleveren in een verkeerd bestandsformaat via Digipoort. Deze fouten zijn eenvoudig te voorkomen door het deponeringsproces over te laten aan een accountant die beschikt over de juiste software, actuele kennis van de KVK-vereisten en een gestructureerde termijnbewaking.
Gerelateerde artikelen
- Wat zijn de regels voor het deponeren van een jaarrekening bij de KVK?
- Hoeveel uur werkt een accountant?
- Wat is de termijn voor het indienen van de jaarrekening?
- Wat als een BV geen jaarrekening deponeert?
- Hoe moet je een balans opstellen?
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.