Welke software heb ik nodig om mijn jaarrekening te deponeren?

Team VHM | ABC · 30 jul 2026

Om een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel heb je geen specifiek softwarepakket nodig, maar je moet de jaarrekening wel aanleveren in een gestandaardiseerd digitaal formaat. Voor de meeste rechtspersonen is dat het SBR-formaat (Standard Business Reporting). Boekhoudpakketten zoals Exact, Twinfield of AccountView ondersteunen dit doorgaans direct. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het deponeren van je jaarrekening bij de KvK.

Ben ik verplicht om mijn jaarrekening te deponeren?

Ja, de meeste rechtspersonen in Nederland zijn wettelijk verplicht om hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Dit geldt in ieder geval voor bv’s, nv’s, stichtingen en verenigingen met een onderneming. Eenmanszaken en vennootschappen onder firma (vof) zijn in de meeste gevallen niet deponeringsverplicht.

De verplichting is vastgelegd in Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Als bv moet je de jaarrekening deponeren binnen twaalf maanden na afloop van het boekjaar. Is je boekjaar gelijk aan het kalenderjaar, dan geldt 31 december als uiterste datum. Let op: er geldt een uitzondering voor situaties waarbij alle aandeelhouders ook bestuurder zijn. In dat geval is de jaarrekening vastgesteld zodra alle bestuurders en commissarissen hebben ondertekend, en geldt een uiterste deponeerdatum van acht november (tien maanden plus acht dagen na afloop van het boekjaar).

Deponeer je te laat? Dan riskeer je een boete en kan de Belastingdienst of een curator bij faillissement dit als bewijs van onbehoorlijk bestuur aanmerken. Controleer altijd je statuten voor specifieke afspraken die van toepassing zijn op jouw situatie.

Welke software mag je gebruiken voor het deponeren van een jaarrekening?

Voor het deponeren van je jaarrekening bij de KvK mag je gebruikmaken van elk softwarepakket dat de jaarrekening kan exporteren in het vereiste SBR-formaat. Er is geen officiële lijst van goedgekeurde programma’s, maar de meest gebruikte pakketten in het Nederlandse mkb zijn geschikt.

Veelgebruikte opties zijn onder andere:

Exact Online — breed ingezet in het mkb, met directe SBR-koppeling voor deponering
Twinfield — cloudgebaseerd boekhoudpakket met geïntegreerde deponeerfunctie
AccountView — populair bij iets grotere mkb-bedrijven en hun accountants
SnelStart — toegankelijk pakket voor kleinere ondernemingen
Unit4 Multivers — geschikt voor bedrijven met complexere administraties

Naast boekhoudpakketten bieden ook gespecialiseerde deponeringstools, zoals die van SBR Nexus of via het portaal van de KvK zelf, de mogelijkheid om een jaarrekening in te dienen. Je accountant beschikt doorgaans over professionele software waarmee de jaarrekening direct en correct wordt aangeleverd.

Wat is het verschil tussen SBR en XBRL bij het deponeren?

SBR (Standard Business Reporting) is de Nederlandse rapportagestandaard die bepaalt hoe financiële gegevens digitaal worden uitgewisseld tussen bedrijven en overheidsinstanties zoals de KvK en de Belastingdienst. XBRL (eXtensible Business Reporting Language) is de technische taal, het bestandsformaat, waarin die gegevens worden vastgelegd. SBR gebruikt XBRL als technische basis.

Praktisch gezien hoef je dit onderscheid als ondernemer zelden zelf te maken. Je boekhoudpakket of accountant zorgt ervoor dat de jaarrekening wordt omgezet naar een geldig XBRL-bestand dat voldoet aan de SBR-taxonomie die de KvK voorschrijft. Wat je wel moet weten:

De KvK accepteert jaarrekeningen uitsluitend in het SBR/XBRL-formaat voor elektronische deponering.
De taxonomie wordt periodiek bijgewerkt; zorg dat je software up-to-date is.
Kleine rechtspersonen mogen in bepaalde gevallen een vereenvoudigde balans deponeren, wat invloed heeft op welke XBRL-elementen verplicht zijn.
Fouten in de XBRL-structuur kunnen leiden tot een afgewezen deponering, ook al zijn de cijfers inhoudelijk correct.

Kortom: SBR is het kader, XBRL is de techniek. Voor de praktijk geldt: gebruik actuele, gecertificeerde software of schakel een accountant in die dit proces beheert.

Kan ik mijn jaarrekening gratis deponeren zonder boekhoudprogramma?

Ja, het is mogelijk om een jaarrekening gratis te deponeren via de website van de Kamer van Koophandel, maar dit is alleen praktisch voor kleine rechtspersonen met een eenvoudige structuur. De KvK biedt een online formulier waarmee je een vereenvoudigde balans kunt deponeren zonder dat je daarvoor een betaald boekhoudpakket nodig hebt.

Voor micro-rechtspersonen (de kleinste categorie, met een balanstotaal onder 350.000 euro, een netto-omzet onder 700.000 euro en minder dan tien medewerkers) geldt een verlichte deponeringsverplichting. Zij hoeven in principe alleen een balans te deponeren, zonder toelichting of winst-en-verliesrekening. Dit kan via het online portaal van de KvK zonder aanvullende software.

Houd wel rekening met de volgende beperkingen van gratis deponeren:

Het online formulier van de KvK is beperkt in opzet en niet geschikt voor complexere jaarrekeningen.
Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de ingevoerde gegevens.
Er is geen automatische controle op fouten of inconsistenties in de cijfers.
Een samenstellingsverklaring van een accountant is bij gratis deponeren niet inbegrepen en moet apart worden geregeld als die verplicht of gewenst is.

Voor de meeste bv’s en grotere rechtspersonen is gratis deponeren via het KvK-formulier in de praktijk onvoldoende. Professionele software of begeleiding door een accountant biedt meer zekerheid en bespaart tijd.

Wanneer moet ik een accountant inschakelen voor de deponering?

Een accountant inschakelen voor de deponering van je jaarrekening is verplicht zodra je rechtspersoon valt in de categorie middelgrote of grote onderneming, waarvoor een wettelijke controle (accountantscontrole) vereist is. Maar ook voor kleine bv’s is professionele begeleiding in de meeste gevallen sterk aan te raden.

Je bent wettelijk verplicht een accountant in te schakelen als je bedrijf aan twee van de drie volgende criteria voldoet:

Balanstotaal van meer dan 6 miljoen euro
Netto-omzet van meer dan 12 miljoen euro
Meer dan vijftig medewerkers in dienst

Voldoe je niet aan deze drempelwaarden, dan ben je niet verplicht een accountantscontrole te laten uitvoeren. Toch kiezen veel mkb-ondernemers bewust voor een accountant, omdat die niet alleen de jaarrekening samenstelt en deponeert, maar ook signaleert waar kansen of risico’s liggen. Een samenstellingsverklaring, die een accountant afgeeft bij het samenstellen van de jaarrekening, geeft banken, financiers en zakenpartners bovendien meer vertrouwen in de gepresenteerde cijfers.

Praktisch gezien is een accountant ook waardevol als je twijfelt over de juiste categorie-indeling, de deponeertermijnen of de volledigheid van de jaarrekening. Fouten bij de deponering kunnen juridische en fiscale gevolgen hebben die achteraf moeilijk te herstellen zijn.

Hoe vhm | ABC helpt bij het deponeren van je jaarrekening

vhm | ABC ontzorgt mkb-ondernemers volledig als het gaat om het samenstellen en deponeren van de jaarrekening bij de KvK. Van het bijhouden van de financiële administratie tot het correct aanleveren in het vereiste SBR-formaat: de accountants van vhm | ABC zorgen dat alles klopt, op tijd wordt ingediend en voldoet aan alle wettelijke vereisten.

Wat vhm | ABC voor je doet:

Samenstellen van de jaarrekening op basis van actuele, betrouwbare cijfers
Beoordelen van de juiste deponeringscategorie (micro, klein, middelgroot of groot)
Tijdig en correct deponeren bij de Kamer van Koophandel via SBR
Afgeven van een samenstellingsverklaring waar dat gewenst of vereist is
Proactief signaleren van fiscale kansen en risico’s op basis van de jaarrekening

Naast de jaarrekening biedt vhm | ABC brede accountancydiensten voor het mkb, van het uitbesteden van de financiële administratie tot advies bij investeringen en bedrijfsovernames. Zo heb jij als ondernemer geen omkijken naar je cijfers, maar wel altijd actueel inzicht.

Wil je zeker weten dat jouw jaarrekening correct en op tijd wordt gedeponeerd? Neem contact op met vhm | ABC en bespreek vrijblijvend wat de accountants voor jouw situatie kunnen betekenen.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als ik mijn jaarrekening te laat deponeer bij de KvK?

Als je de deponeertermijn overschrijdt, riskeer je een boete van de Kamer van Koophandel. Bovendien kan te late deponering bij een eventueel faillissement worden aangemerkt als bewijs van onbehoorlijk bestuur, waardoor je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk gesteld kunt worden voor de schulden van de onderneming. Het is daarom verstandig om ruim vóór de deadline te beginnen met het samenstellen van de jaarrekening, zodat je voldoende tijd hebt voor eventuele correcties.

Mag ik de jaarrekening van een vorig jaar alsnog deponeren als ik dat vergeten ben?

Ja, je kunt een jaarrekening ook na de uiterste deponeerdatum alsnog indienen bij de KvK. Dit wordt een te late deponering genoemd en het is altijd beter om dit zo snel mogelijk te doen dan het verder uit te stellen. Houd er rekening mee dat de te late indiening geregistreerd blijft en dat de eerdergenoemde juridische risico’s van kracht blijven. Schakel bij twijfel een accountant in om de situatie zo goed mogelijk te herstellen.

Moet ik de jaarrekening ook opsturen naar de Belastingdienst?

Nee, je hoeft de jaarrekening niet apart op te sturen naar de Belastingdienst. De deponering bij de KvK is een verplichting op grond van het Burgerlijk Wetboek en staat los van je fiscale aangifte. Voor de aangifte vennootschapsbelasting (Vpb) lever je via SBR wel financiële gegevens aan bij de Belastingdienst, maar dat is een apart proces van de KvK-deponering.

Wat is het verschil tussen het vaststellen en het deponeren van de jaarrekening?

Het vaststellen van de jaarrekening is een intern besluit waarbij de aandeelhouders (of leden bij een vereniging) de jaarrekening officieel goedkeuren. Pas ná vaststelling mag de jaarrekening worden gedeponeerd bij de KvK. In de praktijk geldt voor bv’s waarbij alle aandeelhouders ook bestuurder zijn een vereenvoudigde procedure: de jaarrekening is dan vastgesteld zodra alle bestuurders hebben ondertekend, waarna deponering binnen acht werkdagen moet plaatsvinden.

Kan mijn boekhouder de jaarrekening deponeren, of moet dat een registeraccountant zijn?

Een boekhouder mag in principe de administratie verzorgen en een concept-jaarrekening opstellen, maar alleen een registeraccountant (RA) of accountant-administratieconsulent (AA) is bevoegd om een officiële samenstellingsverklaring af te geven. Voor kleine en micro-rechtspersonen is een samenstellingsverklaring niet altijd verplicht, maar wel aan te raden. Het daadwerkelijk deponeren bij de KvK via SBR kan ook door een gemachtigde boekhouder of softwarepakket worden gedaan, mits de jaarrekening inhoudelijk correct en compleet is.

Welke categorie geldt voor mijn bedrijf: micro, klein, middelgroot of groot?

De categorie-indeling is gebaseerd op drie criteria: balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal medewerkers. Micro-rechtspersonen hebben een balanstotaal onder €350.000, een omzet onder €700.000 en minder dan tien medewerkers. Kleine rechtspersonen scoren op maximaal één van de drie drempelwaarden voor middelgrote ondernemingen (€6 miljoen balanstotaal, €12 miljoen omzet, vijftig medewerkers). De categorie bepaalt hoeveel informatie je moet deponeren en of een accountantscontrole verplicht is. Twijfel je over jouw indeling? Een accountant kan dit snel voor je vaststellen.

Is de gedeponeerde jaarrekening openbaar en wie kan die inzien?

Ja, de jaarrekening die je deponeert bij de KvK is in principe openbaar en kan door iedereen worden ingezien via het Handelsregister. Dit betekent dat klanten, leveranciers, banken en concurrenten inzage kunnen hebben in de gepubliceerde financiële gegevens. Micro- en kleine rechtspersonen mogen echter een beperkte versie deponeren — in veel gevallen alleen een verkorte balans zonder winst-en-verliesrekening — waardoor gevoelige informatie zoals de winstgevendheid niet openbaar hoeft te worden.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.