De jaarrekening moet je als ondernemer met een rechtspersoon, zoals een BV of NV, deponeren bij de Kamer van Koophandel (KVK), niet bij de Belastingdienst. De wettelijke termijn is afhankelijk van je ondernemingsvorm, maar bedraagt in de meeste gevallen uiterlijk dertien maanden na afloop van het boekjaar. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen over het deponeren van je jaarrekening bij de KVK, de gevolgen van te late indiening en wat je kunt doen als je meer tijd nodig hebt.
Wat is de wettelijke termijn voor het deponeren van de jaarrekening?
Voor de meeste rechtspersonen, zoals een besloten vennootschap (BV), geldt dat de jaarrekening uiterlijk binnen dertien maanden na afloop van het boekjaar gedeponeerd moet zijn bij de KVK. Bij een boekjaar dat loopt van 1 januari tot en met 31 december 2025, is de uiterste deponeringstermijn dus 31 januari 2027. Wel moet de jaarrekening eerst worden vastgesteld door de aandeelhouders.
De termijn werkt in de praktijk als volgt. Het bestuur heeft vijf maanden na afloop van het boekjaar om de jaarrekening op te maken. Aandeelhouders kunnen deze termijn verlengen met maximaal vijf extra maanden, wat neerkomt op tien maanden na het boekjaar. Vervolgens heeft de vergadering van aandeelhouders twee maanden de tijd om de jaarrekening vast te stellen. Na vaststelling moet de jaarrekening binnen acht dagen worden gedeponeerd bij de KVK. Alles bij elkaar opgeteld kom je zo op de maximale termijn van dertien maanden.
Let bij het deponeren goed op dat je het juiste KVK-nummer invult. Een onjuist nummer zorgt ervoor dat je jaarrekening niet vindbaar is onder jouw bedrijf, of dat een andere onderneming niet meer kan deponeren omdat het nummer al in gebruik lijkt te zijn.
Geldt dezelfde deadline voor alle ondernemingsvormen?
Nee, de deponeringsplicht en de bijbehorende termijnen gelden niet voor alle ondernemingsvormen. Alleen rechtspersonen zijn verplicht om een jaarrekening te deponeren bij de KVK. Eenmanszaken, vennootschappen onder firma (VOF) en maatschappen hebben deze verplichting in principe niet.
De belangrijkste ondernemingsvormen met een deponeringsplicht zijn:
- Besloten vennootschap (BV)
- Naamloze vennootschap (NV)
- Stichting en vereniging (onder bepaalde voorwaarden)
- Coöperatie en onderlinge waarborgmaatschappij
Binnen de categorie rechtspersonen gelden ook nog verschillen op basis van bedrijfsomvang. Micro-, kleine, middelgrote en grote ondernemingen hebben elk eigen regels over wat er in de jaarrekening moet staan en welke informatie openbaar gemaakt moet worden. Kleinere ondernemingen mogen een beperktere jaarrekening deponeren, wat de administratieve last verlicht.
Wat gebeurt er als je de jaarrekening te laat indient?
Te laat deponeren heeft serieuze gevolgen. Als de jaarrekening niet op tijd bij de KVK staat, ben je als bestuurder persoonlijk aansprakelijk voor de schulden van de onderneming als het bedrijf failliet gaat. Dit wordt ook wel bestuurdersaansprakelijkheid genoemd en is een van de zwaarste consequenties van een te late deponering.
Naast aansprakelijkheidsrisico’s zijn er nog andere gevolgen:
- Wettelijk vermoeden van onbehoorlijk bestuur: Bij een faillissement wordt te late deponering gezien als bewijs van onbehoorlijk bestuur. Je moet dan zelf aantonen dat dit niet de oorzaak is van het faillissement.
- Boetes van de KVK: De KVK kan een dwangsom opleggen als je jaarrekening niet tijdig wordt ingediend.
- Reputatieschade: Crediteuren, banken en zakenpartners kunnen de openbare registers raadplegen. Een ontbrekende jaarrekening wekt geen vertrouwen.
Kortom: het tijdig samenstellen van de jaarrekening is geen formaliteit, maar een wettelijke verplichting met directe gevolgen voor jouw positie als ondernemer.
Kun je uitstel aanvragen voor de jaarrekening?
Voor het deponeren van de jaarrekening bij de KVK bestaat geen formele uitstelprocedure waarbij je uitstel aanvraagt bij een overheidsinstantie. Wel biedt de wet de mogelijkheid om de interne termijnen te verlengen. Aandeelhouders kunnen het bestuur maximaal vijf maanden extra tijd geven voor het opmaken van de jaarrekening, waarmee de totale opmaaktermijn op tien maanden komt.
Voor de aangifte vennootschapsbelasting bij de Belastingdienst, die losstaat van de deponering bij de KVK, is het wel mogelijk om uitstel aan te vragen. Dit uitstel geldt alleen voor de belastingaangifte, niet voor de deponeringsplicht bij de KVK. Het is een veelgemaakte misvatting dat uitstel voor de belastingaangifte ook de deponeringsverplichting uitstelt. Dat is niet het geval.
In uitzonderlijke situaties, zoals diefstal van administratie of andere calamiteiten, kan een ontheffing worden aangevraagd bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit is echter bedoeld voor bijzondere omstandigheden en wordt niet zomaar verleend.
Wat moet er precies in de jaarrekening staan?
Een jaarrekening bestaat minimaal uit een balans, een winst- en verliesrekening en een toelichting op beide onderdelen. Welke informatie je precies moet opnemen, hangt af van de omvang van je onderneming en de categorie waarin je valt: micro, klein, middelgroot of groot.
De standaardelementen van een volledige jaarrekening zijn:
- Balans: een overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen op de laatste dag van het boekjaar
- Winst- en verliesrekening: een overzicht van alle inkomsten en uitgaven gedurende het boekjaar
- Toelichting: uitleg bij de gehanteerde grondslagen en de afzonderlijke posten
- Bestuursverslag (voor middelgrote en grote ondernemingen): een beschrijving van de gang van zaken en verwachtingen voor de toekomst
Micro- en kleine ondernemingen mogen een vereenvoudigde versie deponeren en hoeven bepaalde informatie niet openbaar te maken. Zo zijn kleine BV’s niet verplicht om de winst- en verliesrekening te publiceren. Toch is het verstandig om de jaarrekening zorgvuldig en volledig op te stellen, ook al is een beperkte versie wettelijk toegestaan. De interne jaarrekening, die je als ondernemer zelf bewaart, moet namelijk wel volledig zijn.
Hoe vhm | ABC helpt bij het tijdig deponeren van je jaarrekening
Het tijdig en correct deponeren van de jaarrekening vraagt om meer dan alleen het invullen van een formulier. Je hebt actuele, betrouwbare cijfers nodig, kennis van de geldende regelgeving en een helder overzicht van deadlines die per ondernemingsvorm verschillen. Precies daar springt vhm | ABC als betrokken accountantskantoor voor jou bij.
Wat vhm | ABC voor je regelt:
- Het samenstellen van een correcte en volledige jaarrekening, afgestemd op de omvang en structuur van jouw onderneming
- Tijdige bewaking van de wettelijke termijnen, zodat je nooit voor verrassingen staat
- Controle op het juiste KVK-nummer en foutloze deponering via SBR-software
- Advies over de ondernemingsvorm en de bijbehorende verplichtingen
- Koppeling van de jaarrekening aan de aangifte vennootschapsbelasting, zodat beide trajecten op elkaar aansluiten
Met vestigingen in Epe, Veenendaal, Genemuiden en Almelo is vhm | ABC altijd snel in de buurt. De accountants denken proactief met je mee, spreken heldere taal en zorgen dat jij je kunt richten op je onderneming. Wil je weten hoe vhm | ABC jou kan ontzorgen bij de jaarrekening en andere financiële verplichtingen? Neem dan contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als de aandeelhouders de jaarrekening niet vaststellen binnen de gestelde termijn?
Als de aandeelhoudersvergadering de jaarrekening niet tijdig vaststelt, betekent dit niet dat de deponeringsplicht vervalt. Je bent als bestuurder alsnog verplicht om de jaarrekening uiterlijk binnen dertien maanden na afloop van het boekjaar te deponeren bij de KVK, ook als deze nog niet formeel is vastgesteld. Deponeer in dat geval de opgemaakte maar niet-vastgestelde jaarrekening om bestuurdersaansprakelijkheid te voorkomen, en zorg daarna zo snel mogelijk voor formele vaststelling.
Hoe controleer ik of mijn jaarrekening correct is gedeponeerd bij de KVK?
Na deponering ontvang je een bevestiging van de KVK. Je kunt de deponering ook zelf verifiëren door het openbare handelsregister te raadplegen via kvk.nl en te zoeken op jouw bedrijfsnaam of KVK-nummer. Controleer altijd of de jaarrekening zichtbaar is onder het juiste KVK-nummer en of het juiste boekjaar vermeld staat. Bij twijfel kun je contact opnemen met de KVK of je accountant om de deponering te laten controleren.
Moet ik als DGA van een eenpersoons-BV ook een volledige jaarrekening deponeren?
Ja, ook als jij de enige aandeelhouder en bestuurder bent van je BV, geldt de deponeringsplicht onverkort. De rechtsvorm BV brengt wettelijke verplichtingen met zich mee, ongeacht de omvang of het aantal betrokkenen. Als micro-onderneming of kleine BV mag je wel een vereenvoudigde jaarrekening deponeren, wat de administratieve last aanzienlijk beperkt. Een accountant kan bepalen in welke categorie jouw BV valt en welke vereenvoudigingen voor jou van toepassing zijn.
Wat is het verschil tussen het opmaken en het vaststellen van de jaarrekening, en waarom maakt dat verschil voor de deadline?
Het opmaken van de jaarrekening is een taak van het bestuur: zij stellen de cijfers op en presenteren deze aan de aandeelhouders. Het vaststellen is een beslissing van de aandeelhoudersvergadering, die de jaarrekening formeel goedkeurt. Dit onderscheid is belangrijk voor de deadline, omdat de wet aparte termijnen hanteert voor beide stappen: het bestuur heeft maximaal tien maanden om op te maken, waarna de aandeelhouders nog twee maanden hebben om vast te stellen, gevolgd door acht dagen om te deponeren.
Kan ik een eerder gedeponeerde jaarrekening nog corrigeren als er fouten in staan?
Ja, het is mogelijk om een gecorrigeerde jaarrekening opnieuw te deponeren bij de KVK. Je dient dan een nieuwe versie in met een vermelding dat het een correctie betreft op de eerder ingediende jaarrekening. Het is verstandig dit zo snel mogelijk te doen zodra je een fout ontdekt, zeker als het om materiële onjuistheden gaat die de financiële positie van de onderneming anders weergeven. Schakel hierbij een accountant in om te zorgen dat de gecorrigeerde versie voldoet aan alle wettelijke vereisten.
Wat zijn de meest voorkomende fouten bij het deponeren van de jaarrekening?
De meest voorkomende fouten zijn: het gebruik van een onjuist KVK-nummer, het te laat starten met het opmaken van de jaarrekening waardoor de deadline in gevaar komt, en de veronderstelling dat uitstel voor de vennootschapsbelasting ook geldt voor de deponeringsplicht. Daarnaast deponeren sommige ondernemers per ongeluk een onvolledige versie of vergeten ze de toelichting op de balans mee te sturen. Door tijdig samen te werken met een accountant voorkom je deze valkuilen.
Vanaf welk moment is het verstandig om een accountant in te schakelen voor de jaarrekening?
Het is het meest efficiënt om al tijdens het boekjaar een accountant te betrekken, zodat de boekhouding gedurende het jaar op orde is en het opstellen van de jaarrekening soepel verloopt. Wacht je tot na afloop van het boekjaar, zorg dan dat je uiterlijk binnen de eerste twee à drie maanden na afloop van het boekjaar begint, zodat je ruim binnen de wettelijke termijnen blijft. Een accountant bewaakt niet alleen de deadline, maar zorgt ook dat de jaarrekening aansluit op de aangifte vennootschapsbelasting en andere financiële verplichtingen.
Gerelateerde artikelen
- Wat is het verschil tussen boekhouding en administratie?
- Hoeveel uur werkt een accountant?
- Hoe maak je een balans in Excel?
- Wat houdt boekhouding precies in?
- Wat als een BV geen jaarrekening deponeert?
Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.