Welke bedrijven moeten hun jaarrekening deponeren?

Team VHM | ABC · 13 aug 2026

Rechtspersonen zoals een besloten vennootschap (bv), naamloze vennootschap (nv), coöperatie en stichting of vereniging met een bepaalde omvang zijn wettelijk verplicht hun jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel. De precieze verplichting hangt af van de rechtsvorm en de grootte van de onderneming. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over het deponeren van de jaarrekening bij de KvK.

Welke rechtsvorm bepaalt de deponeringsplicht?

De deponeringsplicht geldt voor rechtspersonen die in het Handelsregister zijn ingeschreven en onder Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek vallen. Concreet gaat het om besloten vennootschappen (bv’s), naamloze vennootschappen (nv’s), coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en stichtingen of verenigingen die aan bepaalde omvangscriteria voldoen.

Eenmanszaken, vennootschappen onder firma (vof) en maatschappen hebben in de meeste gevallen geen deponeringsplicht. Zij zijn niet ingeschreven als rechtspersoon en vallen daardoor buiten de wettelijke verplichting. Toch kan het voor deze ondernemingsvormen zinvol zijn om een overzichtelijke jaarrekening op te stellen, bijvoorbeeld voor financieringsaanvragen of strategische beslissingen.

Commanditaire vennootschappen (cv’s) vormen een tussengebied: als alle beherende vennoten rechtspersonen zijn, geldt de deponeringsplicht wel. Het is dan ook verstandig om per situatie te beoordelen of uw ondernemingsvorm u verplicht tot deponering.

Geldt de deponeringsplicht ook voor kleine bedrijven?

Ja, de deponeringsplicht geldt ook voor kleine bedrijven, mits zij de rechtsvorm van een bv of een andere verplichte rechtspersoon hebben. De omvang van de onderneming bepaalt echter wat er gedeponeerd moet worden, niet of er gedeponeerd moet worden.

De wet onderscheidt vier categorieën op basis van balanstotaal, netto-omzet en het gemiddeld aantal werknemers:

Micro-ondernemingen: balanstotaal tot 350.000 euro, netto-omzet tot 700.000 euro, minder dan 10 werknemers
Kleine ondernemingen: balanstotaal tot 6 miljoen euro, netto-omzet tot 12 miljoen euro, minder dan 50 werknemers
Middelgrote ondernemingen: balanstotaal tot 20 miljoen euro, netto-omzet tot 40 miljoen euro, minder dan 250 werknemers
Grote ondernemingen: alle bedrijven die de grenzen van de middelgrote categorie overschrijden

Een bedrijf valt in een categorie als het gedurende twee opeenvolgende boekjaren aan minimaal twee van de drie criteria voldoet. Micro- en kleine ondernemingen mogen een vereenvoudigde jaarrekening deponeren en zijn vrijgesteld van een aantal uitgebreide publicatieverplichtingen. Dat maakt de administratieve last voor het mkb aanzienlijk kleiner.

Wanneer moet de jaarrekening worden gedeponeerd?

De jaarrekening moet uiterlijk 13 maanden na afloop van het boekjaar zijn gedeponeerd bij de KvK. Voor de meeste ondernemingen loopt het boekjaar gelijk met het kalenderjaar, wat betekent dat de jaarrekening over 2025 uiterlijk 31 januari 2027 gedeponeerd moet zijn.

Toch zijn er tussenliggende termijnen die u in de gaten moet houden:

Opstellen van de jaarrekening: Het bestuur moet de jaarrekening binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar opmaken. Voor bijzondere omstandigheden kan de algemene vergadering dit met maximaal vijf maanden verlengen.
Vaststellen van de jaarrekening: De aandeelhouders of leden stellen de jaarrekening vast, doorgaans binnen zes maanden na het einde van het boekjaar.
Deponeren bij de KvK: Binnen acht dagen na vaststelling moet de jaarrekening worden gedeponeerd. Als de jaarrekening niet tijdig is vastgesteld, geldt de maximale termijn van 13 maanden als harde deadline.

Het is verstandig om deze termijnen ruim voor de deadline in te plannen. Een accountant kan u helpen om de jaarrekening tijdig samen te stellen en te controleren, zodat u niet in tijdnood komt.

Wat moet er precies in de gedeponeerde jaarrekening staan?

De inhoud van de te deponeren jaarrekening verschilt per groottecategorie. Grote en middelgrote ondernemingen moeten een volledige jaarrekening deponeren, inclusief balans, winst-en-verliesrekening, toelichting en een bestuursverslag. Kleine en micro-ondernemingen mogen volstaan met een beperktere versie.

Voor kleine ondernemingen geldt dat zij de winst-en-verliesrekening niet hoeven te publiceren. Zij deponeren een verkorte balans met toelichting. Dit beperkt de hoeveelheid financiële informatie die voor concurrenten en andere buitenstaanders zichtbaar wordt.

Voor micro-ondernemingen is de verplichting nog verder vereenvoudigd. Zij mogen een sterk vereenvoudigde balans deponeren en zijn vrijgesteld van de verplichting een toelichting op te nemen, mits bepaalde informatie in de balans zelf is verwerkt.

Naast de financiële overzichten kan het nodig zijn een samenstellingsverklaring of controleverklaring van een accountant bij te voegen. Voor grote ondernemingen is een accountantscontrole verplicht. Voor kleine en micro-ondernemingen is dit doorgaans niet vereist, maar kan het wel worden gevraagd door financiers of zakenpartners.

Hoe wordt de jaarrekening gedeponeerd bij de KvK?

De jaarrekening wordt digitaal gedeponeerd via het portaal van de Kamer van Koophandel, waarbij gebruik wordt gemaakt van het systeem Digipoort. Dit is de standaard digitale gateway voor financiële rapportages aan overheidsinstanties in Nederland.

Het deponeringsproces verloopt als volgt:

Jaarrekening opmaken in XBRL-formaat: De meeste boekhoudpakketten en accountantssoftware kunnen de jaarrekening automatisch omzetten naar het vereiste XBRL-formaat, dat leesbaar is voor de KvK-systemen.
Aanleveren via Digipoort: De jaarrekening wordt ingediend via de digitale poort. Na ontvangst vinden er automatisch technische controles plaats.
Bevestiging of foutmelding: Bij een correcte aanlevering ontvangt u een bevestiging per e-mail. Zijn er fouten geconstateerd, dan krijgt u een foutmelding en kunt u de jaarrekening na correctie opnieuw aanbieden.

Kleinere ondernemingen zonder eigen financiële afdeling schakelen hiervoor vaak een accountant in. Die zorgt niet alleen voor een correcte opmaak, maar ook voor tijdige indiening en naleving van alle formele vereisten.

Wat zijn de gevolgen van niet of te laat deponeren?

Wie de jaarrekening niet of te laat deponeert, riskeert serieuze juridische en financiële gevolgen. De wet verbindt aan het niet nakomen van de deponeringsplicht zowel bestuurdersaansprakelijkheid als strafrechtelijke consequenties.

De belangrijkste risico’s op een rij:

Bestuurdersaansprakelijkheid: Bij faillissement wordt te late deponering beschouwd als een aanwijzing voor onbehoorlijk bestuur. Het bestuur kan dan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het tekort in de boedel.
Economisch delict: Het structureel niet deponeren van de jaarrekening is een economisch delict en kan leiden tot boetes of strafrechtelijke vervolging.
Verlies van vertrouwen: Banken, investeerders en zakenpartners raadplegen het Handelsregister regelmatig. Een ontbrekende of verouderde jaarrekening ondermijnt uw geloofwaardigheid en kan financieringsaanvragen bemoeilijken.
Bestuurlijke boetes: De KvK en de Belastingdienst kunnen administratieve sancties opleggen bij herhaaldelijke of ernstige overtredingen.

Tijdig deponeren is dus niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een kwestie van ondernemerschap en reputatiebeheer. Wie de termijnen bewaakt en de administratie op orde heeft, voorkomt onnodige risico’s.

Hoe vhm | ABC u helpt met het deponeren van uw jaarrekening

Het correct en tijdig deponeren van uw jaarrekening bij de KvK vraagt om actuele cijfers, kennis van de geldende wet- en regelgeving en een zorgvuldige administratieve afhandeling. vhm | ABC ontzorgt mkb-ondernemers op al deze vlakken:

Samenstellen van de jaarrekening op basis van uw financiële administratie, afgestemd op uw groottecategorie en rechtsvorm
Bewaken van termijnen zodat u nooit te laat deponeert en bestuurdersaansprakelijkheid vermijdt
Digitale aanlevering via Digipoort in het juiste XBRL-formaat, inclusief verwerking van eventuele foutmeldingen
Proactief advies over wat uw jaarrekening betekent voor uw bedrijfsstrategie, investeringsplannen of financieringsaanvragen
Persoonlijk aanspreekpunt bij een van de vestigingen in Epe, Veenendaal, Genemuiden of Almelo

vhm | ABC denkt niet alleen mee over de cijfers van vandaag, maar ook over de kansen van morgen. Wilt u weten hoe wij uw jaarrekening kunnen verzorgen en welke andere accountancydiensten wij bieden? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.

Veelgestelde vragen

Moet ik als zzp'er of eenmanszaak ook een jaarrekening deponeren bij de KvK?

Nee, als zzp’er of eenmanszaak bent u niet verplicht een jaarrekening te deponeren bij de KvK. De deponeringsplicht geldt uitsluitend voor rechtspersonen zoals bv’s, nv’s en coöperaties. Toch kan het opstellen van een overzichtelijke jaarrekening ook voor eenmanszaken nuttig zijn, bijvoorbeeld als u een zakelijk krediet aanvraagt of uw bedrijf wilt laten groeien.

Wat gebeurt er als mijn bedrijf van groottecategorie verandert — moet ik dan direct aan andere eisen voldoen?

Nee, een categorieverandering geldt pas nadat uw bedrijf gedurende twee opeenvolgende boekjaren aan minimaal twee van de drie criteria van de nieuwe categorie voldoet. U heeft dus enige tijd om u voor te bereiden op de nieuwe publicatieverplichtingen. Het is verstandig dit jaarlijks te toetsen samen met uw accountant, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Kan ik de jaarrekening ook zelf deponeren zonder accountant, of is dat te complex?

Technisch gezien kunt u als micro- of kleine onderneming de jaarrekening zelf deponeren via Digipoort, mits uw boekhoudpakket het vereiste XBRL-formaat ondersteunt. In de praktijk kiezen veel ondernemers toch voor een accountant, omdat fouten in de aanlevering of het formaat kunnen leiden tot afwijzing en herindieningsprocedures. Bovendien draagt een accountant zorg voor de inhoudelijke juistheid en naleving van alle wettelijke vereisten.

Is het mogelijk om uitstel te krijgen voor het deponeren van de jaarrekening?

Er bestaat geen formele uitstelregeling bij de KvK voor het deponeren zelf, maar de wet biedt wel enige flexibiliteit in de tussenliggende termijnen. Zo kan de algemene vergadering de termijn voor het opmaken van de jaarrekening met maximaal vijf maanden verlengen bij bijzondere omstandigheden. De absolute deadline van 13 maanden na afloop van het boekjaar is echter een harde grens waar geen uitzonderingen op worden gemaakt.

Wat is het verschil tussen een samenstellingsverklaring en een controleverklaring, en wanneer heb ik welke nodig?

Een samenstellingsverklaring geeft aan dat een accountant de jaarrekening heeft opgesteld op basis van de door u aangeleverde informatie, zonder deze inhoudelijk te controleren op juistheid. Een controleverklaring daarentegen is het resultaat van een volledige accountantscontrole en geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Voor grote ondernemingen is een controleverklaring wettelijk verplicht; voor kleine en micro-ondernemingen is een samenstellingsverklaring doorgaans voldoende, tenzij een financier of zakenpartner uitdrukkelijk om een controleverklaring vraagt.

Wat moet ik doen als ik een foutmelding krijg na het indienen via Digipoort?

Bij een foutmelding ontvangt u een gedetailleerde terugkoppeling over welk onderdeel van de aanlevering niet voldoet aan de technische of inhoudelijke eisen. U kunt de jaarrekening na correctie opnieuw indienen via Digipoort. Zorg er wel voor dat u de fout tijdig verhelpt, zodat de uiteindelijke deponering nog binnen de wettelijke termijn valt. Uw accountant kan u helpen de foutmelding te interpreteren en snel te corrigeren.

Heeft het deponeren van een jaarrekening ook voordelen buiten de wettelijke verplichting om?

Zeker. Een tijdig gedeponeerde en goed opgestelde jaarrekening versterkt uw geloofwaardigheid bij banken, investeerders en potentiële zakenpartners, die het Handelsregister regelmatig raadplegen. Bovendien biedt een jaarrekening waardevolle inzichten in de financiële gezondheid van uw bedrijf, die u kunt gebruiken voor strategische beslissingen, investeringsplannen of het aanvragen van financiering. Een accountant kan u helpen deze cijfers te vertalen naar concrete kansen voor uw onderneming.

Gerelateerde artikelen

Deze inhoud is gegenereerd met behulp van AI en kan fouten bevatten.