Wanneer een medewerker vader of moeder wordt, heeft hij of zij recht op ouderschapsverlof. Maar wat gebeurt er met dit verlof als de werknemer tijdens deze periode overstapt naar een nieuwe werkgever, of wanneer de contracturen wijzigen?In de praktijk zien we dat hier regelmatig vragen over ontstaan op de HR- en salarisadministratie. Het goede nieuws: het recht op ouderschapsverlof gaat niet zomaar verloren. Wel is een nauwkeurige administratieve onderbouwing cruciaal om het resterende saldo correct vast te stellen.

Ouderschapsverlof 'verhuist' mee
Een belangrijk uitgangspunt in de wet is dat een werknemer zijn recht op het resterende ouderschapsverlof behoudt bij een overstap naar een andere organisatie.

Dit recht blijft gewoon bestaan zolang:
- het kind jonger is dan 8 jaar
- het maximale verlofrecht nog niet volledig is benut.

Zelfs als er een tussenpoos zit tussen twee dienstverbanden (bijvoorbeeld een periode van een paar weken of maanden), blijft het opgebouwde recht overeind staan. De nieuwe werkgever is wettelijk verplicht om de medewerker in de gelegenheid te stellen het overgebleven ouderschapsverlof op te nemen.

Cruciaal: de werkgeversverklaring
Om te voorkomen dat er discussie ontstaat over het aantal uren dat nog openstaat, moet de nieuwe werkgever kunnen vertrouwen op een officiële onderbouwing. Vraag een nieuwe medewerker daarom altijd om een verklaring van de vorige werkgever.

In deze verklaring moet de oude werkgever de volgende gegevens zwart-op-wit bevestigen:
1. Voor welk kind het ouderschapsverlof geldt (inclusief naam en geboortedatum)
2. Het totale oorspronkelijke verlofrecht
3. Het aantal uren dat al is opgenomen (zowel betaald als onbetaald)
4. Het exacte resterende verlofsaldo.

Als goede werkgever ben je verplicht om een vertrekkende medewerker zo’n verklaring te verstrekken. Komt er een nieuwe collega bij jou in dienst? Maak het opvragen van deze verklaring dan een vast onderdeel van het instroomproces.

Herrekenen bij wijziging van de arbeidsduur
Het totale recht op ouderschapsverlof bedraagt wettelijk 26 keer het aantal contracturen per week. Maar wat gebeurt er als een medewerker meer of minder gaat werken?
Gaat een medewerker bijvoorbeeld van 40 uur naar 32 uur per week (of andersom)? Dan moet het resterende verlofsaldo evenredig worden herrekend naar de nieuwe arbeidsduur. Zo blijft de verhouding tussen de gewerkte uren en het verlof rechtvaardig en proportioneel klopt het saldo weer volledig met de nieuwe situatie.