Als je in 2024 bedragen hebt betaald aan personen die niet bij jou in loondienst zijn en ook geen ondernemer zijn, moet je deze betalingen vóór 1 februari 2025 aan de Belastingdienst doorgeven. Voor deze verplichting wordt verschil gemaakt tussen inhoudingsplichtige en niet-inhoudingsplichtige uitbetalers.

Inhoudingsplichtige uitbetalers: dit zijn ondernemers of organisaties met een loonheffingennummer die aangifte loonheffingen moeten doen (werkgevers). Zij moeten altijd gegevens over uitbetaalde bedragen aan derden aanleveren, ook als ze daartoe niet zijn uitgenodigd door de Belastingdienst.

Niet-inhoudingsplichtige uitbetalers: dit zijn ondernemer en organisaties zonder loonheffingennummer. Zij hoeven alleen gegevens aan te leveren als de Belastingdienst hen hiervoor uitnodigt.

De volgende gegevens moeten worden aangeleverd:

• het uitbetaalde bedrag (of de waarde van de beloning in natura)
• de datum van uitbetaling
• gegevens van de ontvanger (naam, adres, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN).

Belangrijk: de verplichting om het BSN aan te leveren geldt alleen voor inhoudingsplichtige uitbetalers. Niet-inhoudingsplichtige uitbetalers mogen vanwege de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)  het BSN van personen aan wie bedragen zijn uitbetaald niet vastleggen en mogen het BSN dus ook niet aanleveren bij de Belastingdienst.

Hoe moeten de gegevens worden aangeleverd?

De gegevens moeten elektronisch worden aangeleverd via het gegevensportaal van de Belastingdienst. Je kunt hiervoor gebruikmaken van een webformulier, een spreadsheet (sjabloon UBD), of software die je zelf heeft gekocht of ontwikkeld.

Facturen en omzetbelasting (btw)

Uitbetaalde bedragen aan ondernemers hoeven meestal niet te worden gemeld. Het maakt verschil of de ontvanger een factuur heeft gestuurd en of er btw in rekening is gebracht. Betalingen aan personen van wie een factuur met btw wordt ontvangen, vallen buiten de UBD-regeling. Als de ontvanger daarentegen een factuur zonder btw heeft gestuurd (bijvoorbeeld bij vrijgestelde prestaties of bij gebruik van de kleineondernemersregeling), dan moet de betaler (de afnemer) deze betalingen melden. Betalingen op facturen met ‘btw-verlegd’ moeten ook worden gemeld.

Wanneer geldt de UBD-verplichting niet?

Artiesten en beroepssporters die onder de artiesten- en beroepssportersregeling vallen, zijn vrijgesteld van de UBD-verplichting. Dit betekent dat betalingen aan hen hoeven niet te worden gemeld bij de Belastingdienst. Dat geldt ook voor betalingen aan vrijwilligers die onder de vrijwilligersregeling vallen. Ook erfgerechtigden die inkomsten ontvangen uit een auteursrecht zijn vrijgesteld van de UBD-verplichting.

Heb je vragen over deze wijzigingen of wil je meer informatie? Neem dan contact met ons op.